Trường Đại học Lạc Hồng - điểm đến học tập về hệ thống thông tin quản trị đại học

Không thuê ngoài, không mua sẵn, các phần mềm quản lý của Trường Đại học Lạc Hồng (LHU) được thiết kế bởi chính những người đang làm công tác quản lý và giảng dạy đại học. Lợi thế "người trong cuộc" đó đã kết nối những phần mềm đơn lẻ do trường tự thiết kế và phát triển thành một hệ thống thông tin quản trị đại học liên thông dữ liệu, đưa LHU trở thành điểm đến của các trường đại học, học viện và đoàn công tác từ Lào Cai, Hải Phòng, Hà Nội, Huế, TP.HCM đến Đồng Nai tìm hiểu, học hỏi và hợp tác.

Điểm đến uy tín của các trường đại học từ Bắc vào Nam

Từ cuối năm 2023 đến nay, LHU liên tục đón các đoàn công tác đến tìm hiểu hệ thống thông tin và kinh nghiệm quản trị đại học. Các đoàn trải rộng từ Bắc vào Nam, thuộc nhiều lĩnh vực như các trường đại học về y dược, sư phạm, ngân hàng, ngoại ngữ – du lịch, kỹ thuật quân sự, đại học quốc tế và cơ quan lãnh đạo địa phương.

Các trường đặc biệt quan tâm tìm hiểu các phần mềm quản lý trong hệ thống thông tin của Trường Đại học Lạc Hồng như Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Quốc tế Miền Đông, Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự. Sau buổi làm việc chung giữa hai bên, các đối tác mong muốn có những buổi làm việc chuyên sâu để đẩy mạnh hợp tác về lĩnh vực chuyển đổi số trong đó có chia sẻ cơ sở dữ liệu giữa các bên và phát triển hệ thống thông tin quản trị đại học.

Phần mềm đo lường chuẩn đầu ra do Trường Đại học Lạc Hồng phát triển cũng là nội dung thu hút sự chú ý của nhiều trường đại học. Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM đưa việc tìm hiểu phần mềm này vào thỏa thuận hợp tác ký với LHU; Trường Đại học Y – Dược, Đại học Huế trao đổi sâu về hệ thống PLO và hạ tầng dữ liệu phục vụ kiểm định AUN-QA. Sau buổi làm việc ngày 25/8/2026, Đoàn Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự (Trường Đại học Trần Đại Nghĩa) hướng tới khả năng ký thỏa thuận hợp tác, đối sánh dữ liệu và nghiên cứu chuyển giao các giải pháp công nghệ của LHU.

LHU cũng là một trong ba địa chỉ được Đoàn công tác Ban Thường vụ Tỉnh ủy Lào Cai và Thành ủy Đồng Nai lựa chọn để tìm hiểu mô hình chuyển đổi số và đổi mới sáng tạo tại Đồng Nai. Bên cạnh quản trị, Nhà trường chia sẻ cách ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong thiết kế bài giảng, rubrics, đề thi, phương pháp kiểm tra đánh giá... với phương châm được PGS TS Lê Phương Trường, Trưởng phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, nhấn mạnh: "Công nghệ không thể thay thế người thầy, tuy nhiên có thể thay thế người thầy không biết ứng dụng công nghệ".

Dữ liệu liên thông quyết định sức mạnh quản trị đại học số

Sức hút của LHU bắt nguồn từ một năng lực nền tảng: hệ thống thông tin quản trị. Mỗi trường đại học vận hành hàng chục nghiệp vụ đan xen: tuyển sinh, đào tạo, lịch học – lịch thi, khảo thí, học phí, nghiên cứu khoa học, nhân sự, bảo đảm chất lượng, phục vụ cộng đồng… Dữ liệu phân tán khiến lãnh đạo vất vả trong việc ra quyết định, cán bộ nhập liệu tốn thời gian và minh chứng kiểm định khó truy xuất.

Nghị quyết 57-NQ/TW về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số cùng Quyết định 131/QĐ-TTg về chuyển đổi số trong giáo dục đặt quản trị bằng dữ liệu thành yêu cầu bắt buộc. Các bộ tiêu chuẩn kiểm định như AUN-QA, ABET, MOET đòi hỏi mỗi nhận định đều có minh chứng định lượng. Ở cấp độ đó, hệ thống thông tin quyết định trực tiếp tốc độ điều hành, chi phí vận hành và năng lực cạnh tranh của một trường đại học. Câu hỏi then chốt vì thế không phải có phần mềm hay không, mà phần mềm đó do ai viết.

Thuê ngoài: có thể giỏi công nghệ nhưng đứng ngoài nghiệp vụ đại học

Nhiều trường đại học đặt hàng doanh nghiệp công nghệ xây dựng phần mềm quản lý với kỳ vọng rút ngắn thời gian và tận dụng năng lực kỹ thuật chuyên nghiệp. Điểm yếu của mô hình này không nằm ở năng lực lập trình, mà ở vị trí đứng ngoài: đơn vị viết phần mềm không trực tiếp quản lý, giảng dạy hay vận hành các hoạt động đào tạo đại học, nên chỉ hiểu nhà trường qua khảo sát và bản mô tả yêu cầu.

Khoảng cách ấy bộc lộ ngay từ khâu thiết kế. Quy chế đào tạo tín chỉ, phương pháp đo lường chuẩn đầu ra hay yêu cầu minh chứng kiểm định chỉ được tiếp nhận ở dạng mô tả, còn những tình huống ngoại lệ vốn chỉ người làm đào tạo mới gặp thường bị bỏ sót. Không trực tiếp xếp lịch thi, viết báo cáo tự đánh giá hay đối diện đoàn kiểm định, đơn vị thiết kế cũng khó nhìn thấy đâu là dữ liệu nhà trường thực sự cần. Kết quả là phần mềm phải sửa đi sửa lại nhiều vòng, và thường dừng ở mức số hóa biểu mẫu thay vì trở thành công cụ phục vụ ra quyết định và cải tiến chất lượng.

Bất cập tiếp tục kéo dài trong vận hành. Khi hệ thống gặp sự cố giữa kỳ đăng ký học phần hay công bố điểm, nhà trường phải chờ nhà cung cấp tiếp nhận và xử lý, trong khi hàng nghìn người học chịu ảnh hưởng. Mỗi lần quy chế, thông tư hay bộ tiêu chuẩn kiểm định thay đổi lại là một vòng đàm phán, ký phụ lục và chi trả phí nâng cấp, khiến chi phí cho phần mềm tăng dần theo thời gian.

Về lâu dài, nhà trường đối mặt nguy cơ mất quyền chủ động đối với chính hệ thống quản trị của mình. Mỗi phần mềm một nhà cung cấp tạo ra những "ốc đảo dữ liệu" không kết nối, gây khó khăn cho người dùng, đặc biệt là việc quan sát dữ liệu tổng thể để đưa ra quyết định ở các cấp quản lý cao hơn. Bên cạnh đó, mã nguồn và hiểu biết về cấu trúc hệ thống nằm trong tay đơn vị thiết kế; khi đối tác thay đổi nhân sự, kết thúc hợp đồng hoặc ngừng hỗ trợ, nhà trường gần như phải bắt đầu lại từ đầu khiến đơn vị sử dụng hoàn toàn bị động, tốn kém chi phí và thời gian thực hiện.

Người làm đại học phát triển phần mềm, xây dựng hệ thống: hiểu đúng, sửa nhanh, làm chủ dữ liệu

Tại LHU, người thiết kế và phát triển phần mềm là những cán bộ quản lý, giảng viên và nhân viên đang trực tiếp điều hành hoạt động đào tạo và các công tác quản lý khác của Nhà trường. Không có khoảng cách giữa người đặt hàng và người làm ra sản phẩm. Chính vị trí "người trong cuộc" ấy là gốc rễ của những lợi thế mà phần mềm viết từ bên ngoài khó có được.

Lợi thế đó thể hiện ngay từ khâu thiết kế. Người viết phần mềm hiểu quy chế đào tạo, phương pháp đo lường chuẩn đầu ra và tiêu chuẩn kiểm định bằng chính kinh nghiệm làm việc hằng ngày, nên tính năng chạm đúng điểm nghẽn của công tác quản lý ngay từ phiên bản đầu. Họ cũng là người xếp lịch thi, viết báo cáo tự đánh giá và làm việc với đoàn kiểm định, vì vậy dữ liệu được tổ chức để trả lời các câu hỏi quản trị và cung cấp minh chứng, không chỉ để lưu trữ. Mỗi học kỳ, mỗi kỳ thi, mỗi đợt kiểm định của Trường đều là một lần phần mềm được thử thách và hoàn thiện.

Trong vận hành, sự cố được khắc phục ngay trong nội bộ, không phụ thuộc lịch làm việc của bên thứ ba. Quy định mới của Bộ Giáo dục và Đào tạo hay yêu cầu mới của bộ tiêu chuẩn kiểm định được đưa vào hệ thống kịp thời, không phát sinh vòng đàm phán, phụ lục hợp đồng hay chi phí nâng cấp.

Về lâu dài, Nhà trường nắm toàn quyền mã nguồn và dữ liệu, đồng thời hình thành đội ngũ vừa am hiểu giáo dục đại học vừa làm chủ công nghệ. Tri thức về hệ thống ở lại trong Trường và tích lũy qua từng năm, tạo điều kiện để hệ thống phát triển liên tục, đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra trong công tác quản trị đại học trong thời đại số.

Khi chia sẻ hệ thống thông tin với các trường bạn, LHU không đứng ở vị trí một nhà cung cấp công nghệ mà là đồng nghiệp chia sẻ với đồng nghiệp. Điều LHU mang đến là những giải pháp đã được kiểm chứng trong vận hành thực tế của một trường đại học, đi kèm kinh nghiệm quản trị, khảo thí và kiểm định của chính những người đã thiết kế và sử dụng chúng – giá trị mà phần mềm do đơn vị ngoài trường thiết kế không thể mang lại.

Từ những phần mềm đơn lẻ do người trong cuộc thiết kế ra, LHU đã xây dựng một hệ thống thông tin quản trị đại học do chính mình làm chủ, được kiểm chứng qua vận hành và đủ sức chia sẻ, chuyển giao. Đó là lợi thế cạnh tranh bền vững của Nhà trường và là đóng góp cụ thể của LHU vào tiến trình chuyển đổi số giáo dục đại học Việt Nam.